مدیریت پروژه همواره چالش‌های مختلفی با خود به همراه دارد. در این مقاله می‌خواهیم در مورد اشتباهات رایج مدیریتی صحبت کنیم که تنها با استفاده درست از یک متدولوژی ساده مثل کانبان قابل اجتناب هستند.
1. تجزیه نکردن پروژه ها به کارهای کوچکتر
پس از آغاز یک پروژه، تیم باید بداند که چگونه پروژه را اجرا کند. تصور کنید تیمی برای ایجاد فروشگاه اینترنتی برای یک مارک تجاری بزرگ اختصاص داده شده است. فقط دانستن اینکه آنها نیاز به ایجاد یک فروشگاه آنلاین دارند بدون تعیین نیازهای آنها می تواند گیج کننده و طاقت فرسا باشد. تیم نمی داند از کجا شروع کند. سایت به قابلیت‌های زیادی از جمله پردازش و مدیریت سفارش، مدیریت موجودی کالا، مدیریت محصول و قیمت گذاری نیاز دارد. در داخل این گروه های اصلی عملکرد، توابع فرعی و ویژگی هایی نیز وجود دارد.
بدون داشتن تصویری واضح، تیم بی‌هدف می‌ماند و با این امید که در آینده آن را درست می کنند، به توسعه ویژگی‌ها ضربه می‌زنند.
اولین قدم در راستای انجام موفق هر پروژه شناسایی وظایف لازم برای انجام آن است.
در اسکرام، Backlog محصول دارای داستان های کاربر (User Story) است که ویژگی های لازم را برای یک محصول تعریف می‌کنند. در روش آبشاری سنتی، ساختار شکست کار (WBS) وجود دارد. از هر روشی که استفاده می‌کنید، باید راهی برای شکستن پروژه خود داشته باشید. ایجاد کارهای کوچکتر، انجام کارها در تیم شما را هدایت می‌کند و از به وجود آمدن احساس خستگی بیش از حد در آنها جلوگیری می‌نماید.
2. عدم اولویت بندی مشخص پروژه ها و وظایف
یکی از رایج ترین اشتباهات در مدیریت پروژه، عدم اولویت بندی وظایف است. شما ممکن است در شکستن پروژه خود به کارهای کوچکتر عالی باشید. اما اگر قادر به برقراری ارتباط نیستید که کدام یک از وظایف نسبت به دیگری اولویت دارد و به طور کلی نمی توانید مدیریت همزمان چند پروژه را انجام دهید، احتمال شکست پروژه های شما بسیار بالا است.
چرا؟ به این دلیل که آنچه با ارزش است را تحویل نمی‌دهید. مشتریان و ذینفعان شما با توجه به ارزش های مشتریانشان درباره محصول شما قضاوت می‌کنند. اولویت بندی نقش بزرگی در تضمین ارائه محصولات قابل قبول برای درک ارزش مشتری دارد. هر مدیر پروژه باید اطمینان حاصل کند که وظایف را به درستی خرد کرده و بلافاصله پس از آن اولویت بندی می‌کند. مدیر پروژه باید اطمینان حاصل کند که هر کاری تیم در لحظه در حال انجام آن است بیشترین ارزش را برای مصرف کنندگان خود خواهد داشت.
در کانبان اولویت وظایف با توجه به backlog و وظایفی که در آن قرار می‌گیرند مشخص می‌شود.
3. انعطاف پذیر نبودن در برابر تغییرات
همه ما می‌دانیم که خزش محدوده می تواند یکی از رایج ترین اشتباهات در مدیریت پروژه باشد. اما ما قصد نداریم روی آن تمرکز کنیم. در عوض، ما می‌خواهیم این نکته را روشن کنیم که چرا نیاز به انعطاف پذیری در تغییر دامنه وجود دارد. این بدان معنا نیست که تیم ها باید با همه تغییراتی که سر راه آنها قرار دارد موافقت کنند اما ما باید چابکی را که این دوران از شرکت ها می‌طلبد تا خود را با بازار سازگار کنند، تشخیص دهیم.
پیشرفت در فناوری بر دامنه پروژه تأثیر می‌گذارد. به طور کلی نیازها و انتظارات می توانند خیلی سریع تغییر کنند و این تغییرات بر طرز فکر مصرف کنندگان نیز تأثیر می گذارند. معنای این امر برای شرکت ها این است که آنها باید کارها را سریع تحویل دهند و در مواقعی که پروژه باید تغییر مسیر دهد، خود را وفق دهند.
پاسخ به تغییر به جای مقاومت در برابر آن، کلیدی برای پیشرفت هر شغلی است. اما شرکت ها هنگام پاسخگویی به خواسته های بازار و تغییر جهت تجارت، باید تعادل را پیدا کنند. این امر مستلزم توسعه روش‌هایی است که وظایف را تعیین می‌کنند. تیم های پروژه باید در ارتباط مداوم با ذینفعان خود باشند تا تعریف کنند که چه تغییراتی برای سودآوری محصول قابل قبول و ضروری است.
برخی از متدولوژی ها هنگام انجام تغییرات می‌توانند بسیار سفت و سخت باشند. برخی از آنها در پروسه خود نیاز به اعلان رسمی از طرف ذینفعان دارند. برخی از آنها مشخصات عملکردی را از زمان شروع توسعه “قفل” می‌کنند. کانبان به عنوان یک متدولوژی پروژه، تغییر را در بر می‌گیرد.
در صورت تغییر در جهت محصول، می‌توانید کارت‌های کاری جدید ایجاد کنید. این قابلیت اجازه می‌دهد تا هر عضو تیم روی وظیفه جدید کار کند. کانبان همچنین به تیم ها این امکان را می‌دهد که تحویل مداوم داشته باشند.
به محض انجام یک کار، تیم می‌تواند آن را به بازار عرضه کند.
زمان مشخصی برای انتشار وجود ندارد. هرچه سریعتر یک محصول یا ویژگی را به بازار معرفی کنیم، زودتر می‌توانیم بازخورد بگیریم و به آن پاسخ دهیم.
4. مدیریت خرد (Micro Management)
- آیا تا به حال مدیر پروژه ای داشته اید که به نظر می‌رسد هر لحظه وضعیت شما را چک می‌کند؟
- یا کسی که به نظر می‌رسد هنگام کار از روی شانه های شما نگاه می‌کند که چطور کار می‌کنید؟
امیدواریم که شما این شیوه مدیریتی را تجربه نکرده باشید و تیم خود را دوست داشته باشید. این یکی از اشتباهات رایج در مدیریت پروژه است که برخی از مدیران آن را به عنوان عیب نمی‌شناسند.
مدیریت خرد می‌تواند بیشتر از این که مفید باشد به تیم شما آسیب برساند. درست است که شما می خواهید مطمئن شوید که پروژه شما در مسیر درست قرار گرفته اما قرار دادن کارمندان خود در بند، می‌تواند آنها را از کار دور کند. کارمندان ناراضی بر کیفیت محصول شما تأثیر می‌گذارند و مسلما این چیزی نیست که شما به دنبال آن هستید.
کانبان نیاز ظاهری شما برای مدیریت خرد تیمتان را برطرف می کند؛ زیرا شما می توانید از طریق صفحه کانبان وضعیت پروژه خود را ببینید. در نرم افزار مدیریت پروژه مانامنت این کار به راحتی از طریق داشبورد قابل انجام است. با یک نگاه، می بینید که هر یک از اعضای تیم روی چه چیزی کار می‌کنند و به راحتی می‌توانید مواردی را که در معرض ضرب الاجل‌ها، گلوگاه ها، اضافه کار یا بیکار بودن قرار دارند را شناسایی کنید.
5. جلسات زیاد
تا به حال فکر کرده اید که کارمندان چقدر زمان را به جلسات اختصاص می‌دهند؟
یک نظرسنجی در انگلیس گزارش داد که یک کارمند به طور متوسط 10 ساعت در هفته را صرف آماده سازی و شرکت در جلسات می‌کند. این تقریباً 4/4 جلسه در هفته می‌شود و تقریباً نیمی از آنها غیرضروری است. به نظر می‌رسد ما این اعتقاد اشتباه را داریم که همه جلسات مثمر ثمر است. اما اگر تمام کاری که شما انجام می‌دهید این است که تمام روز را در جلسه سپری کنید، چگونه می‌خواهید زمانی برای انجام کارهای واقعی پیدا کنید؟
مدیریت پروژه کانبان، به دلیل در دسترس بودن اطلاعات پروژه به شما این امکان را می‌دهد که از برگزاری جلسات غیر ضروری جلوگیری کنید. هر کسی در تیم یا برد شما می‌تواند ببیند چه خبر است. در هنگام جلسات با صرف نظر از اطلاعات پیش زمینه می‌توانید مستقیما به جزئیات بپردازید و در وقت خود صرفه جویی کنید.
ما همچنین دریافتیم که جلسات در تیم های کانبان می‌توانند بلافاصله اتفاق بیفتند. برای جلسه خود نیازی به رزرو اتاق هیأت مدیره نیست. بسیار طبیعی است که تیم ها با اعضای تیم خود همکاری داشته و ارتباط برقرار کنند زیرا اطلاعات مربوط به وظایف آنها به اشتراک گذاشته شده است.
6. عدم بررسی روند کار خود
اشتباه رایج دیگر این است که مدیران و تیم ها در بررسی نحوه انجام کار خود کوتاهی می‌کنند. اما چرا این کار اشتباه است؟
تیم شما می‌تواند در پروژه شما ضایعاتی از جمله نقص، تأخیر، کار مجدد و تولید بیش از حد را تجربه کند. اگر برای تشخیص روش‌ها و فرآیندهای معیوب وقت نگذارید، تولید شما پرهزینه خواهد بود.
طرف دیگر این است که پیچیدگی پروژه در حال افزایش است. PMI تخمین می‌زند که پروژه های با پیچیدگی بالا از 35٪ در 2013 به 41٪ در 2018 رسیده است. معنی این امر این است که فرایندی که در گذشته برای شما مفید بوده است، همیشه در پروژه های آینده شما قابل اجرا نیست. ممکن است شرایط تحویل جدیدی وجود داشته باشند که باید برآورده شوند. همیشه ارزیابی خوب فرآیند برای تعیین توانایی انطباق با این تغییرات و پیچیدگی ها، روش خوبی است.
یکی از اصول مدیریت پروژه کانبان [موافقت برای پیگیری تغییرات فزاینده و تکاملی] است. با ذهنیت بهبود مستمر یا کایزن است که تیم ها می توانند پیشرفت بهتری داشته باشند. کانبان با کمک به تیم ها برای کشف ناکارآمدی هایی که تجربه می کنند، این امر را ارتقا می دهد. در عین حال، از طریق تحویل مداوم و حلقه های بازخورد به تیم ها کمک می‌کند تا با پیچیدگی مبارزه کنند.
6+1. استفاده نکردن از ابزار مدیریت پروژه
ویژگی های نرم افزار مدیریتی می تواند سلاح مخفی شما باشد. این امکان را برای شما فراهم می‌کند تا به راحتی پروژه ها را برنامه‌ریزی کنید و شما را از مسیر صحیح پروژه مطلع می‌کند.
نرم افزار مدیریت پروژه به شما کمک می‌کند تا کارهای تیم خود را با کارایی بیشتری مدیریت کنید و همکاری بهتر را در تیم خود ارتقا بخشید.
اگر از کانبان استفاده می‌کنید، به احتمال زیاد حداقل یک ابزار اساسی برای مدیریت پروژه دارید. داشبورد مدیریت به دلیل برخورداری از دید بصری در ارائه اطلاعات پروژه، ابزاری عالی است و برای استفاده بهینه باید از نرم افزارهای مبتنی بر کانبان برای مدیریت پروژه های خود استفاده کنید.
ابزارهای آنلاین کانبان مانند مانامنت دارای رابط های هوشمندی هستند که به مدیران و تیم ها امکان می دهد پروژه خود را اجرا کرده و پیشرفت خود را پیگیری کنند.
مانامنت نه تنها به تیم ها امکان می‌دهد وظایف خود را مدیریت کنند، بلکه دارای ویژگی های غنی برای همکاری تیمی، اشتراک اسناد و تجزیه و تحلیل پروژه ها است. این ویژگی ها باعث ایجاد یک روند کاری بدون نقص در تیم می شود. معیارها به تیم ها امکان این را می‌دهند که جدول زمانی پروژه را پیش بینی کرده و روش‌های بهبود را برنامه ریزی کنند.
8. انتظار اجرای نرم افزار به صورت خودکار
نرم افزار ابزاری لازم برای کار شماست اما برای موفقیت تنها آشنایی و تسلط بر نرم‌افزار کافی نیست. به یاد داشته باشید که ابزارهایی وجود دارند که به شما کمک می‌کنند تا مشکلات خود را حل کنید اما به تنهایی مشکلات شما را حل نمی‌کنند. مهم نیست که از چه روش و نرم افزاری استفاده می کنید، موفقیت پروژه ناشی از تلاش جمعی تیم خواهد بود.
نکته خوب در مورد ابزارهای کانبان مانند مانامنت این است که همکاری تیمی هسته اصلی نرم افزار را تشکیل می‌دهد. برای حداکثر نتایج، تیم باید برد خود را با هم ایجاد و حفظ کنند. این یک روش بسیار تعاملی برای مدیریت وظایف پروژه شما است.