ویژگی های نرم افزار مدیریتی

ویژگی های نرم افزار مدیریتی
زمان مطالعه: 6 دقیقه

نرم افزار مدیریت پروژه کمک بسیار شایانی به بهبود کسب و کار شما می کند. چگونه و چرا؟

به صورت کلی راه اندازی کسب و کار روند پیچیده ای دارد و هزینه های زیادی را دربر می گیرد، استفاده از نرم افزار های مدیریتی این شرایط را برای شما مهیا می کند که پیچیده‌ترین بخش‌های روند کسب و کار خود را کنترل و مدیریت نمایید. همچنین این سیستم ها امکان ارتباط چندگانه با سایر افراد را برای شما فراهم می آورند.

علاوه بر این نرم افزار های مدیریتی این امکان را برای شما فراهم می‌کند که روی تغییرات هزینه کسب و کار خود کنترل کافی را داشته باشید و زمان را به نفع خود خریداری نمایید.

اگر سیستمی که از آن برای مدیریت پروژه خود استفاده می‌کنید با ابزارهای مناسبی هماهنگ سازی شده باشد، دیگر نیازی به هزینه های اضافه ندارید.

امروزه مدیریت محدوده پروژه از مهم ترین ارکان هر سازمانی محسوب می شود. نسبت به پیش بینی هایی که در این زمینه شده است، چابکی در عرصه فناوری اطلاعات، مدیریت دور کاری و مدیریت ریسک نسبت به گذشته از اهمیت بیشتری برخوردار شده است.

با ما همراه بمانید تا با ویژگی‌های یک نرم افزار مدیریتی خوب آشنا شوید و بتوانید در زمینه کسب و کار خود موفق تر از قبل عمل کنید. این مقاله برای صاحبان مشاغل و مدیران است که می‌خواهند بدانند برای مدیریت صحیح پروژه های تیم خود به کدام ویژگی در سیستم مدیریت پروژه نیاز دارند و چه امکاناتی جزو ملزومات کاری آن‌هاست.

ابتدا به این سوال پاسخ می دهیم که مدیریت پروژه چیست؟

در دنیای امروز با توسعه و گسترش کسب‌وکارها، مدیریت پروژه‌ در سازمان و نهاد ‌ها مورد اهمیت قرار گرفته‌ است. هر کسب‌وکاری می بایست افراد متخصص و آگاه به فرآیند مدیریت پروژه را برای کسب مزایای رقابتی در سازمان خود داشته باشد.

مدیریت پروژه شامل اصول و قوانینی می شود که چگونگی شروع پروژه، نحوه‌ی اجرا، قوانین و برنامه‌ریزی‌های لازم برای اجرای آن را مشخص نماید. از همان ابتدا هر پروژه‌ای اهداف مشخصی دارد که مدیر پروژه با آگاهی کامل از ویژگی‌های پروژه و ظرفیت و توان تیم برای پیشبرد آن‌ها، برای رسیدن به اهداف برنامه‌ریزی های لازم را انجام می دهد.

مدیران پروژه برای موفق عمل کردن مسئولیت های زیادی را باید به دوش بکشند نظیر زمان برگزاری جلسات، برنامه ریزی و زمان بندی، مدیریت منابع، مدیریت بودجه و تجزیه و تحلیل گزارش ها.

می توان گفت که حدود 77% از شرکت ها از سیستم مدیریتی استفاده می نمایند و 87% شرکت ها با عملکرد بالا از سیستم مدیریت پروژه بهره مند هستند.

سیستم مدیریت پروژه چیست؟

سیستم مدیریت پروژه (Project management system) به مدیران پروژه کمک بسیار شایانی در این زمینه می کند تا بتوانند به بهترین شکل کارهای مدیریتی خود را از جمله برنامه‌ریزی شروع، چگونگی اجرا و پایان را انجام دهند. بنابراین آشنایی با نحوه عملکرد نرم افزارهای مدیریت پروژه از مسائل ضروری محسوب می شود.

ابزارهای مدیریت پروژه این امکان را برای شما فراهم می کنند که روند کار تیم خود را برنامه ریزی و درک کرده و در آن شرکت نمایید.
به صورت کلی امکان برنامه ریزی، تعیین وظیفه و گزارش‌گیری از ویژگی های اصلی در یک نرم افزار مدیریت پروژه محسوب می شوند.
صاحبان کسب و کارها می‌توانند برای برقراری ارتباط با تیم خود در رابطه با پروژه ها از ابزارهایی مانند چت داخلی سیستم یا ویژگی های پیام رسانی استفاده نمایند.
یک سیستم مدیریت پروژه که با بهبود همکاری و ساده سازی گردش کار شرایطی را برای شما فراهم می کند تا به راحتی یک فضای کاری را بررسی و پیمایش کنید، برای تیم شما فوق العاده مفید و مناسب است.

برای بهره‌مندی بیشتر از مزایای سیستم مدیریت پروژه، باید اطمینان حاصل کنید که سیستمی که انتخاب نموده اید از ابزارها و ویژگی های مناسب برخوردار می باشد.

با درک نیازهای تیم خود و نحوه عملکرد ویژگی های توضیح داده شده، می توانید اطمینان حاصل کنید که نرم افزار مدیریت پروژه مناسب تیم خود را انتخاب کرده اید.

برای یادگیری بهتر آنچه در سیستم مدیریت پروژه جستجو می کنید، ادامه مطلب را از دست ندهید.

به صورت کلی سیستم های مدیریت پروژه زیادی وجود دارد که می تواند مدیریت فضای کار شما را آسان تر کند.

ویژگی های نرم افزار مدیریت پروژه

برنامه ریزی و ابزار مدیریت وظایف

برنامه ریزی و ابزار مدیریت وظایف

روش‌های زیادی برای کنترل گردش کار تیم شما وجود دارد. از طریق ابزارهای تصویری نظیر نمودارها و جدول زمانی و بردهای کانبان، می توانید دید واضحی از وظایف و پروژه هایی که اعضای تیم شما به پایان رسانده اند و وظایفی که در حال کار بر روی آنها هستند همچنین مواردی که هنوز برای تکمیل باقی مانده اند، بدست آورید.

ابزار برنامه ریزی و سازماندهی وظایف شما باید آسان باشد، زیرا ریشه های مدیریت پروژه شما هستند و به شما امکان می‌دهند وظایفی را به تیم خود اختصاص دهید و درک کنید که همه برای رسیدن به اهداف تیم باید چه کاری انجام دهند.

ابزارهای همکاری تیمی

ابزارهای همکاری تیمی

ابزار همکاری تیمی به ویژه در صورت داشتن نیروی کار آزاد یا از راه دور بسیار مفید است؛ چرا که به شما فضای دیجیتالی می‌دهد که در آن شما و تیم خود می توانید ایده‌ها و پرونده‌ها را با یکدیگر به اشتراک بگذارید و درباره کارها بحث نمایید.

ابزارهای همکاری می توانند شامل صفحه‌های بحث، سیستم‌های اشتراک فایل و یا ویژگی های پیام رسانی باشند. ابزارهایی که اگر به صورت مجتمع در سیستم مدیریت کار شما باشند باعث تسهیل عملکرد مدیریتی می‌شود.

این که بتوانید به جای استفاده از ابزارهای پیام‌رسانی عمومی مثل واتس‌اپ یا تلگرام و یا حتی ابزارهای اختصاصی مانند اسلک، از خود سیستم به صورت یک‌پارچه استفاده کنید و برای مثال فایل‌های مورد نیاز هر تسک را در همان تسک ضمیمه نمایید و صحبت‌های مربوطه را به صورت کامنت در داخل همان کارت مربوط به تسک انجام دهید، پیگیری و دسترسی را بسیار آسان خواهد کرد و افراد تیم هرگز دچار گمراهی نخواهند شد. یکی از  سیستم مدیریت کار که تمام این امکانات را به صورت یک‌پارچه فراهم میکند مانامنت است.

امکان ارتباط با دیگر سیستم ها

امکان ارتباط با دیگر سیستم ها

ارتباط با برنامه‌های دیگر می‌تواند جریان کار شما را ساده تر نماید بنابراین نیازی نیست که در میان چندین برنامه به جلو و عقب بروید. وقتی همه چیز در یک مکان باشد، شما را مرتب و متصل نگه می دارد و باعث صرفه جویی در وقت می‌شود.

به طور مثال فرض کنید بخشی از کار شما تا کنون در ترلو انجام می شده و حالا نیاز دارید همه را به سیستم جدید منتقل نمایید. در ابزاری مانند مانامنت شما می‌توانید به راحتی از بردهای ترلو خروجی گرفته و بدون هیچ کم و کاستی آن‌ها را وارد کنید یا حتی اگر می‌خواهید مانامنت را شخصی سازی نمایید، می‌توانید از API های آن نیز استفاده کنید.

امکان گزارش دهی در هر زمان

امکان گزارش دهی در هر زمان

شما و تیمتان می بایست در انجام امور همواره به روز باشید، با گزارش‌گیری سریع و بدون درنگ، می توانید اعلان های فوری درباره پیشرفت پروژه، مهلت های از دست رفته یا هرگونه تغییر در پروژه های در حال انجام را دریافت کرده و قبل از اینکه به مشکلات جدی تبدیل شوند، مشکلات و نقص های موجود را برطرف نمایید.

ردیابی و مدیریت زمان

ردیابی و مدیریت زمان

هنگامی که زمان پایان پروژه مشخص است، اتلاف وقت جایز نیست. دانستن این مسئله که تیم شما چقدر برای کارهای خاص و پروژه ها وقت می گذارد برای برنامه ریزی شما بسیار مفید است.

ردیابی زمان یک ویژگی اصلی می باشد که می تواند به شما کمک کند تا دریابید کدام یک از اعضای تیم به راهنمایی‌های مدیریت نیاز بیشتری دارد.

این ابزارها معمولاً به صورت ویژگی‌های مهم در نظر گرفته می‌شوند که سطح مشخصی از پیشرفت پروژه را برجسته می‌کنند و به شما کمک می‌کنند تا حتی بتوانید ساعت‌های قابل پرداخت را محاسبه کنید و نوع کار نیروها را مورد بررسی قرار دهید.

بنابراین با انتخاب سیستم مدیریت کاری که همه این امکانات را در اختیار شما قرار می‌دهد می‌توانید به صورت متمرکز و بدون از دست دادن اطلاعات بر روی روند پروژه نظارت کافی را داشته باشید و از این مسئله که چیزی را فراموش نکرده اید اطمینان حاصل کنید.
قطعا سیستم‌های مدیریت کار و پروژه  نقش بسیار موثری در بالا بردن بازدهی کاری شما خواهند داشت. افزایش بازدهی حتی ۱ درصدی در طول زمان تاثیرات شگرفی در آینده کاری یک شرکت بر جا خواهد گذاشت.

و در آخر

باید به این نکته توجه کرد که مدیریت پروژه در سازمان و نهاد ها امری حساس و ضروری تلقی می شود و به روش های مختلف انجام می گردد.

سیستم های مدیریت پروژه که در بستر های اینترنتی وجود دارند، این کار را به خوبی انجام می دهند، ولی به این نکته بسیار مهم باید توجه داشته باشید که این برنامه ها چیزی بیشتر از مدیریت پروژه های تعریف شده ارائه نمی دهند و می بایست در انتخاب خود دقت کافی را به کار ببرید.

رعایت نکردن اصول مرتبط با مدیریت پروژه، به این معناست که شما برای شکست برنامه ریزی نموده اید. چرا که بحران و مشکلاتی که در طی پروژه‌ها به وجود می آید به خاطر هیچ کاری نکردن نیست، بلکه به این علت است که وقت با ارزش خود را بر روی کارهای غیرضروری گذاشته اید؛ بنابراین می بایست اولویت‌ها را مدیریت نمایید.

5/5 (1 نظر)
اشتراک در
اطلاع از
guest
0 نظرات
بازخورد (Feedback) های اینلاین
View all comments
0
افکار شما را دوست دارم، لطفا نظر دهیدx
()
x