همه مدیران پروژه این آگاهی را دارند که مدیریت هر پروژه به تنهایی کار سخت و بسیار دشوار می باشد و هنگامی که تعداد پروژه های در حال اجرا افزایش پیدا کنند، فقط مدیران حرفه ای و کاربلد می توانند موثر عمل کنند.
مسئله دیگری که وجود دارد این است که امروزه افراد در کسب‌وکار خود هر روز بیش از گذشته مجبور به انجام چندین کار به شکل همزمان هستند و اهمیت این توانایی روز به روز در حال افزایش است. بنابراین مدیران پروژه هم می بایست توانایی و قابلیت مدیریت همزمان چند پروژه را در خود ایجاد نمایند.
اگر شما هم مدیریت یک تیم و یا یک پروژه را بر عهده گرفته اید، ممکن است چندین کار را به صورت همزمان در حال پیش بردن باشید. آیا بدون نرم افزار مدیریت پروژه انجام این کار امکان پذیر است؟
زمانی که بخواهید به تمامی جنبه و بخش‌های کار نظارت کافی داشته باشید، همه چیز بسیار پیچیده می‌شود. شما نمی توانید بدون داشتن یک روند کاری خوب برای مدیریت پروژه‌ها به صورت همزمان، اولویت کارها را مشخص کنید و همچنین نمی توانید به تیم خود برای مدیریت حجم کاری و یا مدیریت دورکاری کمک های لازم را داشته باشید و تخمین بزنید که آیا کارها سروقت انجام می‌شوند یا خیر.
این خبر خوب را به شما می دهیم که راهی برای حل این بحران وجود دارد. تفاوتی ندارد که کار خود را در میان پروژه‌های مختلف پیش می‌برید و یا اینکه می‌خواهید بدانید تیم شما زمان کافی در اختیار دارند یا نه.
در این مقاله نکاتی گفته می شود که به بهتر شدن مدیریت همزمان چند پروژه کمک می کند و راهکار هایی برای بهبود این توانایی در شما ارائه می گردد. پس تا پایان همراه ما باشید.
-
اهداف، مسئولیت ها، انتظارات را از همان ابتدا مشخص نمایید
برای اینکه در روند پروژه ها تناقضات و مشکل ایجاد نشود، می بایست از همان ابتدا تمام اهداف، مسئولیت ها و انتظارات را برای اعضا تیم به صورت کاملا واضح و شفاف مطرح کنید.
به این معنا از همان ابتدا می بایست، هنگامی که زمانبندی کار را مشخص می نمایید، اهداف پروژه، هر قدم و جزئی از کار که قرار است انجام شود، را نیز تعریف کنید و علاوه بر این افرادی که مسئولیت دارند تعیین شوند.
به طور مثال برای پروژه‌های بزرگ، ممکن است این نیاز را پیدا کنید که پیش از تعریف کردن طرح کلی پروژه، خلاصه‌ای از آن را آماده کنید. همچنین نمونه پیش‌نویس‌هایی برای پروژه‌هایی که تیم شما انجام می‌دهد، آماده نمایید. توجه به این مورد منجر می‌شود تا پروژه‌های شما هر بار به شکل یکنواخت و بدون ایراد پیش روند و دیگر لزومی ندارد که برای اجرای هر مرحله، به صورت مجزا مورد بررسی قرار دهند.
-
اولویت بندی کردن کارها بر اساس اهمیت آنها
اصولا افراد علاقه دارند که کارهای خود را از آسان به سخت اولویت بندی کنند و انجام دهند؛ اما شما می بایست در برابر این هوس مقاومت کنید و در عوض کارها را به نحوی اولویت‌بندی نمایید که به اهداف بزرگ‌تری که در سازمان و نهاد خود دارید دست یابید.
اولویت‌های برتر شما می بایست در جهت این اهداف باشند و به شما کمک کنند تا یک قدم به آنها نزدیک تر شوید.
بنابراین اولویت‌بندی کارها به صورت راهبردی می‌تواند به دو طریق صورت گیرد:
پروژه ای که دارای ارزش کمتر هستند را در اولویت دوم قرار دهید.
پروژه ای که دارای اهمیت بیشتری است را در اولویت اول خود قرار دهید.
-
کارهای اضافه را به حداقل برسانید
زمانی که شما می خواهید چند پروژه را به صورت همزمان مدیریت نمایید، باید مدیریت محدوده پروژه را به بهترین شکل ممکن انجام دهید به عبارت دیگر استفاده درست و بهینه از زمان برایتان امری بسیار ضروری تلقی می شود. بنابراین می بایست تمام تلاش خود را به کار بگیرید تا از هر عاملی که منجر به اتلاف زمان یا پرت شدن حواس و تمرکز شما می شود پرهیز کرده و آن را از بین ببرید.
با حذف مواردی که در ادامه بیان می شود زمان بیشتری در اختیار شما قرار میگیرد و کارایی و عملکرد شما بهبود می یابد:
- حذف نمودن مکالمات غیر کاری
- توجه نکردن به ایمیل های غیرضروری
- حذف جلسات غیر استراتژیک
- محدود نمودن تعداد کارهایی که انجام دادنشان فقط یک بار کاربرد دارد.
- برای افزایش کارایی خود حتما در ساعات کاری خود، زمان هایی برای استراحت در نظر بگیرید تا انرژی شما به یکباره تخلیه نشود و عملکرد شما دچار اختلال نشود.
-
نهادینه کردن ارتباطات و کار گروهی
اجرا و پیش بردن چند پروژه به صورت همزمان بدون کار تیمی امکان پذیر نیست و می بایست برای هر پروژه ارتباطات مناسب و اصولی میان اعضا برقرار شود.
شما به عنوان یک مدیر پروژه باید این مسئله را برای اعضا تیم خود مطرح کنید که هر گونه تغییر و یا اتفاق جدید که در روند پروژه تاثیرگذار باشد، باید به اطلاع تمامی اعضا برسد.
اگر از سیستم خاصی برای اطلاع رسانی تغییرات در پروژه استفاده می نمایید، تمام اعضای تیم نیز باید از آن استفاده کنند و تمام اطلاعات لازم به همه‌ی افراد از طریق همان سیستم منتقل شود. علاوه بر دانستن ویژگی های نرم افزار مدیریتی، نرم افزار مدیریت پروژه به تنهایی کافی نیست و میبایست علاوه بر استفاده از چنین سیستمی، ملاقات‌ها و جلسات حضوری هم میان اعضای تیم در جریان باشد.
برای تمام اعضای تیم نیز باید این امکان فراهم باشد که بتوانند نگرانی‌ها و سوالات خود را درمورد پروژه را مطرح کنند. اگر ارتباطات شما قوی و موثر نباشد، نمی‌توانید از اعضای تیم هم انتظار خاصی داشته باشید.
-
تقسیم کار به صورت متوازن میان اعضا
همواره می بایست به حجم کاری که برای اعضای تیم خود در نظر می گیرد توجه کافی داشته باشید.
از جمله مشکلات دیگری که بسیاری از مدیران پروژه درگیر آن می شوند بحث مشخص نمودن حجم کاری مناسب برای هر یک از اعضای تیم است، به این دلیل که شما نمی توانید حجم کاری کلی یک فرد را در طول پروژه‌های مختلف خود از همان ابتدا تعیین نمایید. به این معنا که شما کم و بیش می بایست منتظر بمانید تا تیم در مورد حجم کاری خود در صورت زیاد یا کم بودن به شما گزارش دهند. این امر منجر می‌شود تا مشکلات را به دشواری پشت سر بگذارید و ممکن است نتوانید پروژه‌ها را سر وقت به اتمام برسانید و از کنترل خارج شوند یا اینکه در نهایت متوجه می‌شوید که کاری کاملا بیهوده انجام داده اید.
-
توجه به مراحل مختلف کاری
این کار را به آسانی با استفاده از سیستم های مدیریت پروژه قابل انجام دادن است.
این امکان برای شما فراهم است که تمام مراحل مهم کار و نتایج احتمالی آنها را مورد بررسی قرار دهید. هفته‌های کاری‌تان را تعیین کنید و مشاهده نمایید چه پروژه‌هایی فرصت تحویل دارند یا پیش‌بینی نمایید کدام بخش کارها شما را به دردسر می‌اندازند و طولانی می‌شوند.
آگاهی از موضوعات این قبیل و مشکلات احتمالی، در آینده به شما کمک می‌کند تا هنگام مواجه مجدد با آنها آمادگی بیشتر و کامل تری داشته باشید.
علاوه بر این ممکن است به این نتیجه برسید که شاید بتوانید برخی از کارها را به تعویق بیندازید تا ساعات پرمشغله‌تان آسان‌تر بگذرند یا بتوانید برخی از کارها را زودتر از باقی کارهایتان انجام دهید یا از کسی در این زمینه کمک بگیرید.
به این نکته توجه داشته باشید که تاریخ‌های مهم تحویل هر کار را در تقویم تان یادداشت نمایید. حتی می‌توانید بخش‌های مهم مرتبط به پروژه را در تقویم شخصی خود یادداشت داشته باشید تا طبق برنامه به‌درستی و براساس اصول پیش روی کنید.
-
بررسی و ارزیابی مرتب میزان پیشرفت کار
در بسیاری از مواقع بدون اینکه حتی خودتان هم آگاه شوید، در کارها تاخیر ایجاد می شود، در رابطه با مقدار زمانی که به هر فعالیت اختصاص می‌دهید، توجه کافی داشته باشید. حتما از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه استفاده نمایید و تایمر آن را برای هر فعالیت خود فعال کنید و همچنین می توانید از کارهایی که انجام می‌دهید، یادداشت‌برداری نمایید.
با این کار، این نکته را دریافت خواهید کرد که یک پروژه چه قدر از وقت‌تان را گرفته و باقی کارها دست‌نخورده باقی مانده است. با رفع و حل این مشکل، کارهایتان در مسیر درست و پیشرفت قرار می‌گیرند.
شما به عنوان رهبر یک تیم، می بایست به یکی از رکن های اصلی این شغل که مدیریت همزمان چند پروژه می باشد اشراف کامل داشته باشید.
در پایان می توان گفت که مدیریت همزمان چند پروژه کار آسانی می باشد و در عین حال نمی باشد و شما می بایست از تمامی اجزای یک برنامه مطلع باشید، طبق یک نظم خاصی عمل کنید، پیش از رسیدن زمان اتمام پروژه، پروژه‌ها را به اتمام برسانید و در پایان هر کار به اهداف تعیین شده خود برسید.
برای مدیریت بهتر تمامیه موارد ذکر شده می توانید از نرم افزار مدیریت پروژه مانامنت و یا از سیستم های مشابه خارجی استفاده کنید.
دفعه‌ی بعد که در حال اجرای چند پروژه به شکل همزمان بودید، چند دقیقه به این موارد فکر کنید و با آرامش و روشی درست پیش بروید.
موفقیت در انتظار شماست.