مدیریت محدوده پروژه

مدیریت محدوده پروژه
زمان مطالعه: 6 دقیقه

یکی از خواسته ها حتی می توان گفت رویای هر مدیر پروژه ای این است که پروژه از ابتدای شروع کار تا پایان کار، بدون تأخیر و خللی در روند انجام با بودجه ای پیش‌بینی شده ادامه یابد، اما این خواسته به ندرت در واقعیت اتفاق می افتد.

حتی اگر شما قبل از شروع همه جزئیات را با تمام ذینفعان پروژه مشخص و برنامه ریزی کرده باشید، همیشه چیزی وجود دارد که محدوده پروژه را در طول انجام آن دستخوش تغییر قرار ‌دهد. در واقع، تغییر محدوده پروژه برای مدیران بسیار نگران کننده می باشد.

52٪ پروژه ها همواره تحت تأثیر تغییر محدوده قرار می گیرند.

این امکان فراهم است که با استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه و مدیریت محدوده پروژه با آن، همه موارد لازم برای دستیابی به هدف پروژه را مستند نمایید و از مواردی مانند تغییرات محدوده جلوگیری کنید. Project Scope کمک بسیار شایانی به شما می کند تا زمانبندی و برآورد هزینه مناسبی برای پروژه داشته باشید و تا حد ممکن از چالش های ناگهانی و غیر ضروری اجتناب کنید.

ابتدا یک تعریف کلی از مدیریت محدوده پروژه ارائه می دهیم.

مدیریت محدوده پروژه چیست؟

مدیریت محدوده پروژه

مدیریت محدوده پروژه به مجموعه ای از فرآیند ها گفته می شود که این اطمینان را ایجاد می کند محدوده پروژه به صورت دقیق تعریف و برنامه ریزی شود. برای تکمیل به موقع یک پروژه می بایست از ابتدا تمام اطلاعات ضروری نظیر کلیه اهداف پروژه، وظایف، خروجی‌های قابل تحویل، مهلت و بودجه پروژه مشخص گردد.

اصولا مدیریت محدوده پروژه در رابطه با کنترل موارد موجود و غیر موجود در پروژه می باشد. این مورد نقش بسیار مهمی در کمک به مدیران پروژه، برای تمرکز بر روی آنچه که به معنای واقعی برای پروژه اهمیت دارد و اختصاص مقدار مناسب کار به اعضای تیم که می‌تواند به موفقیت‌آمیز بودن پروژه کمک نماید، ایفا می‌کند.

بنابراین با مدیریت محدوده پروژه، مدیریت دورکاری و ایجاد تغییرات مورد نیاز برای تیم ها بسیار آسان تر می‌گردد.

مدیریت محدوده پروژه (Project Scope) این تضمین را به شما می دهد که برای رسیدن به نتیجه‌ی موفقیت‌آمیز نهایی، فقط کارهای مورد نیاز را انجام ‌دهیم و از کارهای غیر ضروری همواره اجتناب نماییم.

وقتی که ما درباره محدوده در مدیریت پروژه صحبت می‌نماییم، دو حوزه وجود دارد:

محدوده محصول

ویژگی‌هایی که خصوصیات محصول یا خدمات نهایی را تعریف می‌نمایند. به بیان ساده تر، همان چیزی که مخاطب در یک محصول یا خدمات از ما می‌خواهد.

محدوده‌ی پروژه

کارهایی که می بایست انجام شوند تا نتیجه‌ی پروژه، در قالب محدوده‌ محصول (یعنی ویژگی‌های آن) به دست بیاید. به بیان ساده تر کارهایی که برای ارائه درست و موفقیت آمیز یک محصول و یا خدمات انجام می شود.

همچنین با استفاده از متد های کانبان و اجایل می توان محدوده پروژه را به صورت دقیق تر بدست آورد.

3 پروسه اصلی مدیریت محدوده پروژه

برنامه‌ریزی

کارهایی که برای ثبت و تعریف اقدامات ضروری صورت می‌گیرد.

کنترل

کنترل و نظارت فرآیندهایی که روی مستندسازی، پیشرفت و تصویب یا عدم تصویب تغییرات در پروژه متمرکز هستند.

خاتمه

فرآیند چک نمودن و بررسی نتایج به‌دست‌آمده و مقایسه‌ی آن‌ها با طرح اولیه است.

مدیر پروژه علاوه بر روشی که برای اجرای پروژه در نظر می‌گیرد، از یک فرآیند سیستماتیک برای ضبط، تعریف و نظارت بر محدوده‌ی پروژه نیز استفاده می‌نماید.

چگونه محدوده پروژه مشخص می‌گردد؟

محدوده پروژه بخشی از روند برنامه ریزی پروژه می باشد که اهداف خاص قابل تحویل و ارائه، خصوصیات و بودجه ها را مستند می‌ نماید. سند محدوده، لیستی از فعالیت ها را برای تکمیل موفقیت آمیز پروژه بیان می کند.

محدوده با درک نیازهای پروژه و انتظارات مشتری تعریف می‌گردد. بیانیه محدوده پروژه که بیانیه کار نیز نامیده می‌شود، تمام مرزهای پروژه را شرح می‌دهد و در عین حال مسئولیت های تیم را تعیین می کند.

بیانیه محدوده پروژه

اسناد زیادی در رابطه با مدیریت پروژه وجود دارد اما سند بیانیه محدوده، یکی از مهم‌ترین اسناد محدوده پروژه می باشد. بیانیه محدوده برای نمایش نتایج مورد انتظار، فرضیات، محدودیت‌ها و سایر عوامل که تحت آن پروژه ارائه می‌شود، مورد استفاده قرار می‌گیرد.

همچنین این بیانیه مرزهای پروژه را شرح می‌دهد، مسئولیت‌های کاری هر یک از اعضای تیم را تعیین می‌نماید و پروسه ای را که باید در طول چرخه عمر پروژه دنبال شود، مشخص می‌کند.

بیانیه محدوده به عنوان بیانیه کار (SOW) یا شرایط مرجع شناخته می شود.

بیانیه محدوده شامل چه مواردی است؟

  • خروجی‌های قابل تحویل پروژه
  • استثناهای پروژه
  • محدودیت های پروژه
  • فرضیات
  • محدودیت ها
  • ملاک پذیرش

در بیانیه محدوده پروژه، تمام روش‌هایی که برای تأیید کار تمام شده می بایست پیگیری شوند، تعریف شده است. مستنداتی که در بیانیه دامنه می باشد، راهنمایی جامع و کلی برای اعضای تیم جهت تصمیم گیری های مربوط به پروژه می‌دهد.

در زمان مستند سازی دامنه یک پروژه، اعضای تیم و تمام ذینفعان می بایست مشخص باشند تا از تغییر محدوده جلوگیری نمایند، چرا که در صورت انتخاب نادرست افراد، برخی از قسمت‌های پروژه به دلیل ارتباط اشتباه و یا برنامه ریزی ضعیف زمانی و تلاش بیشتری از آنچه در ابتدا بحث شد، می‌گیرند.

چرا مدیریت محدوده پروژه مهم است؟

برای یک مدیر پروژه، مدیریت انتظارات تمام ذینفعان و مشتریان یکی از چالش بزرگ و اساسی این حیطه است. با محدوده مشخص پروژه، مدیران می توانند به راحتی و بدون ایجاد هیچگونه مشکلی در مسیر خود پیش بروند و اطمینان حاصل نمایند که تمام مهلت های قانونی در طول چرخه عمر پروژه رعایت می‌گردد.

اگر شما محدوده پروژه را به خوبی تعیین نمایید کمک بسیار شایانی برای جلوگیری از بروز نقص و مشکلات شایعی مانند موارد زیر کرده اید:

  • تغییرات دائمی نیازها و خواسته ها
  • تغییر جهت پروژه در میانه راه
  • درک و آگاهی از اینکه نتیجه نهایی آن چیزی که انتظار می رفت، نیست
  • خارج شدن از بودجه تعیین شده
  • عقب افتادن و تاخیر از مهلت های اجرای پروژه

تاثیر استفاده از نرم افزار مدیریت کار در مدیریت موثر دامنه پروژه ایده روشنی در مورد زمان، نیروی کار و هزینه های انجام شده در پروژه ارائه می دهد. مدیریت دامنه پروژه کمک می کند تا بین آنچه برای انجام پروژه نیاز است و آنچه لازم نیست، تمایز قائل شویم.

مدیریت دامنه پروژه، عوامل كنترل پروژه را تعیین می نماید تا عناصری را كه احتمال دارد در طول چرخه عمر پروژه تغییر کنند، نشان دهد.

شناسایی دقیق مدیریت دامنه پروژه

شناسایی دقیق مدیریت دامنه پروژه

برنامه ریزی مدیریت دامنه

در اولین فرآیند در مدیریت دامنه پروژه، شما می بایست یک سند طرح دامنه را ایجاد نمایید که در مراحل بعدی نیز  به آن می توانید مراجعه کنید. این سند عمدتا در تعریف، مدیریت، اعتبارسنجی و کنترل دامنه پروژه کمک می‌کند و شامل:

  • بیانیه مفصل پروژه
  • شکستن و تبدیل کلیه نیازهای پروژه به بخش‌های کوچک
  • خروجی‌هایی که باید در نهایت تحویل داده شوند
  • روند کنترل و مدیریت تغییر

این سند الزاما نباید خیلی دقیق باشد، فقط می بایست متناسب با هدف های تعیین شده باشد. همچنین می توانید از طرح مدیریت دامنه پروژه قبلی به عنوان مرجع این امر استفاده نمایید.

جمع آوری الزامات

مرحله بعدی تمرین و ثبت نیازها و انتظارات ذینفعان است. شما می توانید از طریق مصاحبه، نظرسنجی و گروه های متمرکز تمام نیازهای پروژه را ثبت نمایید.

این یک مرحله تقریبا مهم می باشد چرا که اکثر اوقات، نهادهای ذینفع می‌توانند الزامات یا انتظارات غیر واقعی و غیر معقول داشته باشند و از مدیران پروژه انتظار می‌رود تا برای جلوگیری از تأخیر در اجرای پروژه، راه حل مناسب پیدا کنند که برای همه قابل قبول واقع شود.

در پایان جمع آوری الزامات، شما باید موارد زیر را داشته باشید:

  • الزامات عملکردی و همچنین غیر عملکردی
  • الزامات ذینفعان
  • نیازمندی های کسب و کار
  • الزامات پشتیبانی و آموزش
  • الزامات پروژه

تعریف محدوده

در این مرحله، باید نیازهای خود را با توصیف دقیق خدمات یا محصولی که قصد دارید  از طریق پروژه ارائه دهید، تبدیل نمایید. پس از این بیانیه محدوده پروژه را خواهید داشت که می توانید در کل پروژه خود به آن مراجعه نمایید.

هرچند بیان آنچه در محدوده پروژه می باشد اهمیت دارد، اما یادداشت آنچه از محدوده پروژه نیست نیز به همان اندازه حائز اهمیت است.

هر گونه درج در دامنه باید تمام مراحل کنترل تغییر را طی نماید تا اطمینان حاصل شود که تیم فقط بر روی مواردی کار می کند که قرار است روی آنها کار کنند.

با یک محدوده مشخص، یک نقطه مرجع برای تیم پروژه خود و هر شخص دیگری تعیین می‌کنید. در صورت وجود موردی که در محدوده درگیر نباشد، لزومی ندارد که توسط تیم تکمیل شود.

ساختن ساختار شکست کار

ساختار شکست کار (WBS) سندی محسوب می شود که تمام کارهایی را که باید در طی پروژه انجام شود تجزیه می‌نماید و سپس همه وظایف را به اعضای تیم اختصاص می‌دهد.

این لیست موارد قابل تحویل را که باید تکمیل شوند و مهلت های مربوطه آنها را نیز ثبت می کند.

اعتبار سنجی محدوده

در این مرحله، می بایست دامنه و خروجی‌های ثبت‌شده پروژه برای مدیران و ذینفعان آن ارسال شود تا تأییدیه های لازم را بگیرد. اعتبار سنجی دامنه باید قبل از شروع پروژه انجام شود تا این اطمینان حاصل شود که اگر مشکلی پیش آمد، به راحتی می توان عامل اشتباه را پیدا کرد.

کنترل محدوده

مدیران پروژه باید این آگاهی را داشته باشند که با شروع یک پروژه، پروژه همیشه در محدوده تعریف شده باقی بماند.

در صورت وجود مواردی که باید تغییر کنند، می‌بایست فرآیند کنترل مناسب را دنبال شود.

کلام آخر

تنظیم نمودن یک محدوده مشخص پروژه این امکان را به تیم ها می دهد که کل کار خود را به روشی ساده و آسان مدیریت نمایند. ابزارهای مدیریت پروژه‌ای مانند مانامنت، ترلو و…، به شما کمک می کنند تا پروژه را از جای درست شروع کرده و ضمن برآورده سازی انتظارات کاربر نهایی اطمینان یابید که به موقع و با بودجه تعیین شده تحویل داده می شود.

وان دا  ، b2n ، زایا ، rizy

5/5 (2 نظر)
اشتراک در
اطلاع از
guest
4 نظرات
قدیمی ترین
تازه‌ترین بیشترین واکنش نشان داده شده(آرا)
بازخورد (Feedback) های اینلاین
View all comments
Alireza
Alireza
10 ماه قبل

سلام
مقاله جامع و خوبی بود فقط یه سوال من فرق محدوده محصول و محدوده پروژه را متوجه نشدم می تونید توضیحش بدید؟

ali
ali
9 ماه قبل

سلام
برای شناساسیی بهتر و دقیق دامنه پروژه باید چه کارهایی انجام بدیم؟

4
0
افکار شما را دوست دارم، لطفا نظر دهیدx
()
x