مدیریت پروژه

احتمالا شما هم از آن دسته افراد باشید که این سوال برایتان پیش آمده مدیریت پروژه (Project management) چیست؟ در تمام شرکت ها و سازمان ها پروژه هایی وجود دارد که هرکدام از آنها هدف خاصی را دنبال می کنند و می بایست در یک زمان خاص شروع و پایان یابند.

برای رسیدن به این هدف باید به نکات و مسائل زیادی توجه نمود. مدیریت پروژه ای که کاملا بر اساس اصول باشد منجر به پیشرفت یک سازمان و یا نهاد می شود اما اگر این مدیریت به صورت غیر اصولی و نادرست باشد باعث هدر رفت بودجه سازمان می شود.

در این مقاله می خواهیم به تعریفی جامع از مدیریت پروژه، ویژگی های آن، عوامل موثر بر کارکرد بهتر و سایر مسائل بپردازیم. پس تا پایان این نوشتار همراه ما باشید.

مدیریت پروژه چیست؟

به صورت خلاصه برای تعریف می توان مدیریت پروژه را اینگونه بیان کرد: تخصیص، پیگیری و استفاده موثر از منابع انسانی برای رسیدن به اهداف مشخص در یک بازه زمانی معین.

براساس این تعریف متوجه شدیم که مدیریت پروژه دو ویژگی بسیار مهم دارد.

1. وجود اهداف مشخص
2. دوره زمانی خاص و معین

بنابراین حتما به این دو مورد توجه کافی داشته باشید تا بتوانید مدیریت پروژه را طبق اصول و ضوابط آن پیش ببرید. علاوه بر این فردی که این وظیفه را برعهده دارد نیز می بایست با مفاهیم این رشته به خوبی آشنا باشد.

این فرد می بایست با به استفاده از دانش خویش، مهارت و قابلیت های فردی، ابزارها و تکنیک‌های منحصر به فرد هر یک از پروژه‌های شرکت و سازمان را مدیریت و کنترل نماید.

اصولا شرکت‌ها و سازمان های بزرگ تلاش می‌کنند برای قسمت‌های مهم شرکت‌ و سازما­نشان­ از مدیر پروژه جداگانه ای بهره مند باشند تا کنترل بهتری بر­ روی روند پروژه‌ها داشته باشند. در نهایت یک مدیر پروژه ارشد بر تمامی مدیران پروژه کنترل و نظارت دارد.

یک مدیر پروژه ارشد باید از تجربه­­­­­­­­­­­ نسبتا بالایی برخوردار باشد تا در شرایط بحرانی بتواند به خوبی اوضاع را مدیریت و کنترل نماید.

تاریخچه مدیریت پروژه

اصولا تاریخچه مدیریت پروژه در دنیا را با مدیریت پروژه‌های بزرگی نظیر ساخت اهرام مصر، دیوار چین و یا تخت جمشید به دستور داریوش مرتبط می دانند. هر کدام از این پروژه‌ها بخصوص پروژه‌های عظیم و خاص تاریخ بشریت را تشکیل می دهند که با استانداردهای بالا و استفاده از نیروی انسانی زیادی ساخته شده‏اند.

هنگامی که یک مدیر پروژه به شهر اسرار یعنی هخامنشیان نگاهی بیاندازد در هر گوشه‏ای از آن با نقش های هنرمندانه و ماهرانه باستانی روبرو می شود و بدون تردید دچار حیرت می‏شوند که چگونه این چنین پروژه های عظیمی نزدیک به دو هزار و پانصد سال پیش با چنین کیفیت خاصی بنا گشته است که با وجود ویرانی های زیاد و به آتش کشیده شدن مکرر توسط اسکندر و افراد پس از او، هنوز هم به عنوان نماد حیرت‌انگیز پروژه ایرانی از آن به نیکی یاد می‏گردد.

اما در رابطه با تاریخچه مدیریت پروژه به شکل جدید می بایست به سالهای ابتدایی دهه 1900 میلادی نگاهی انداخت زمانی که هنری گانت با گسترش نمودار میله‏ای که اختراع نموده بود آغازگر حرکتی شد که در دهه ی 1950 و 1960 میلادی به پروژه‌های نظامی و هوا فضای آمریکا و سپس انگلستان ختم گردید.

البته که شهرت هنری گانت به عنوان پدر تکنیک‏های برنامه‌ریزی و کنترل پروژه در تاریخ ثبت گردیده است اما در دهه 1950 و 1960 به عنوان مبدا آغاز رشد و توسعه مدیریت پروژه در دنیای معاصر شناخته می‌شود. این سال ها به عنوان مبدا تکوین و گسترش بسیاری از رویکردها و دانش های مرتبط با مدیریت های نه‌گانه پروژه است که در سال های بعد از متد های جدیدی مثل اسکرام و Extreme Programming رونمایی شد و توسط نرم‌افزارهای مختلف عملیاتی و در پروژه‌ها مورد استفاده قرار گرفتند.

ما به این مسئله آگاه هستیم که تغییرات سریع تکنولوژی، بازارهای رقابتی، مناظرات فشرده و قدرتمندانه در میان سازمان ها و شرکت ها و… پروژه ها را تشویق به تغییر سیستم مدیریتی خود کرده اند.

5 نقطه مهم در مدیریت پروژه

• مدیریت زمان پروژه

پروژه‌ها در یک مدت زمان مشخص باید انجام شود، قرار نیست به صورت نامحدود ادامه داشته باشد.

مدیریت زمان پروژه شامل زمان‌بندی برنامه‌ها می باشد. در واقع باید با یک برنامه ریزی جامع، فعالیت‌ها را تعریف کرده و در آن مشخص نمایید وظیفه و مسئولیت افراد به چه صورت است.

هنگامی که این کار را انجام دادید یک ساختاری به نام، ساختار شکست ایجاد نموده اید. در واقع ساختار شکست، پروژه را به اجزای کوچک تر و قابل مدیریت تجزیه و تقسیم می‌کند که در آن هر سطح پایین‌تر، جزئیات بیشتری از کار پروژه را مشخص می‌کند.

اگر بخواهیم به صورتی دیگر مدیریت زمان پروژه را مطرح کنیم می توانیم بگوییم: مدیریت زمان، شامل یکسری فرآیند ضروری برای مدیریت و کنترل پروژه ها جهت اتمام به موقع آنهاست. همواره یک پروژه به وظایف و مسئولیت هایی تقسیم می‌شود که با تاریخ شروع، زمان انجام هر فعالیت و بودجه هر کار کاملا منطبق و هماهنگ است.

از آنجا که درتمام مراحل پروژه، همه چیز به صورت دائم و همیشگی در حال تغییر و تحول است، توجه داشته باشید که این موارد باید به صورت روتین مورد بررسی قرار بگیرند.

• مدیریت بودجه و هزینه ها

پروژه‌ها می بایست بر اساس محدوده بودجه ای که در نظر گرفته شده اتمام یابند. به هیچ عنوان نمی توان به امید اتفاق بهترین‌ها و یا بودجه ایی که هنوز به دست تیم نرسیده یک چک خالی برای یک پروژه بنویسیم.

مدیریت هزینه پروژه به معنای تبیین فعالیت‌های مرتبط با برنامه ریزی، بودجه بندی، مواد اولیه، نیروی کار، مدیریت و کنترل هزینه‌ها می باشد. تا زمانی که بتوانید پروژه را با بودجه ای که در نظر گرفته شده است به اتمام برسانید.

پس از تعیین بودجه نوبت به تجزیه و تحلیل ارزش‌های به دست آمده از هزینه ها است. این مسئله می بایست به طور منظم در طول پروژه انجام شود تا  اطمینان یابیم که هزینه‌های برآورد شده با هزینه‌های واقعی تطابق دارند.

• مدیریت کیفیت پروژه

مدیریت کیفیت پروژه، فرآیندی است در مورد برنامه ریزی، مدیریت، کنترل کیفیت پروژه و محصول برای دستیابی به انتظارات مشتریان و تامین کنندگان.

یک پروژه می‌تواند در زمان مقرر با بودجه مشخص شده، انجام شود، اما اگر که کیفیت آن مطابق با استانداردهای پذیرفته شده نباشد، پروژه با شکست مواجه می شود.

تنها راهه موجود برای اطمینان یافتن از رعایت و توجه به استانداردها، اجرای فرآیند تضمین کیفیت است. به این معنا که محصولات کاملا دقیق مورد بررسی قرار بگیرند تا از رعایت استانداردهای مربوطه در برنامه‌های مدیریت کیفیت در مورد آن‌ها مطمئن شویم.

• عملکرد

همه پروژه‌ها به منظور بهبود شرایط، رفع مسائل، برخی از مشخصات فنی انجام می‌گیرند. ما از همان ابتدا این مسئله را می دانیم که اهداف پروژه چیست و یا اینکه محصول نهایی قرار است به چه نحوی کار کند.

این محدودیت ها مشخص می‌کند که آیا پروژه‌ تمام شده بر اساس مشخصات فنی تعیین شده است یا خیر.

• توجه به خواست و نظرات مشتریان

براساس این معیار به اطمینان خاطر می رسیم که پروژه‌ها با توجه به ایده و خواست مشتری گسترش پیدا می کنند. همه‌ی پروژه‌ها مشتری و مخاطبانی دارند که پروژه برای ارائه به آنها ایجاد گشته است.

اگر پذیرش مشتری را یک متغیر کلیدی بدانیم، پروژه می بایست مورد آزمایش و بررسی قرار بگیرد تا مشخص شود که پس از پایان پروژه، آیا توسط مشتریان پذیرفته می شود و مورد استفاده قرار می‌گیرد یا خیر.

کنترل پروژه

مدیریت پروژه روندی است برای حفظ مسیره پروژه جهت رسیدن و دستیابی به یک تعادل اقتصادی، بین سه عامل هزینه، زمان و کیفیت. علاوه براین مدیر پروژه در حین تکمیل پروژه، از ابزار های مثل نرم افزار دورکاری و روش‌های خاصی بهره می‌گیرد تا بتواند پروژه را اصولی کنترل نماید.

براساس قوانین و اصول مربوط برای کنترل پروژه از سه روش زیر می بایست استفاده نمود.

1. مشخص کردن وضعیت و شرایط پروژه
2. ارزشیابی وضعیت پروژه واقعی و برنامه
3. پرداختن به اقدامات که در روند پروژه تاثیرات مثبتی می گذارند.

برنامه ریزی پروژه

روند برنامه ریزی پروژه، تعیین ترتیب و حفظ هماهنگی و تعادل میان فعالیت های الزامی در آن پروژه است، که جهت اجرای یک پروژه با توجه به زمان مورد نیاز برای اجرای هر کدام از فعالیت ها تحت کیفیت مشخص شده آن نیاز داریم.

ویژگی های هر پروژه

• پروژه ها فرایندی موقتی می باشند چرا که در زمان معینی شروع می شوند و در مدت مشخصی هم می بایست به پایان برسند.
• هر پروژه ای اهداف معینی را دنبال می کند که باید براساس برنامه ریزی از قبل انجام شده تحقق پیدا کنند.
• یک پروژه کاملا منحصر به فرد است چرا که شامل مجموعه ای از اقدامات معمولی نیست بلکه مجموعه ای از اقداماتی است که جهت رسیدن به یک هدف خاص طراحی و ایجاد شده اند. پس کاملا واضح است که در تیم یک پروژه افرادی حضور دارند که معمولا با هم کار نمی کنند اما گردآوری اقدامات آنها هدف نهایی را برآورده می سازد. بعضی اوقات  اعضای یک تیم شامل افرادی می شوند که از سازمان های مختلف در سرتاسر جهان دور هم جمع شده اند.
• باید به این نکته توجه کنیم که هر پروژه با محدودیت هایی مواجه است. پروژه می بایست در یک مدت زمان محدود بر اساس بودجه در دسترس به نحوی انجام شود که کیفیت و هدف نهایی را برآورده سازد.
• قطعیت در مسیر انجام یک پروژه از قبل به هیچ عنوان مشخص نیست و همانند راه رفتن در یک جاده مه آلود می باشد. براساس همین ویژگی می توان یکی از تفاوت های مدیریت پروژه با عملیات و تولید را مشخص کرد. در کار تولیدی مسیر کاملا مشخص است و فرآیندها به صورت روتین تکرار می شوند اما در طول پروژه شاهد این قضیه نیستیم و شاید بارها مجبور به تغییر مسیر و تعریف مجدد تمام فرآیند ها باشیم.

کارکرد مدیریت پروژه

براساس آنچه که تا به حال مطرح کردیم،‌ متوجه شدیم که مدیریت‌ پروژه مجموعه ای از ابزارها برای برنامه‌ریزی و کنترل پروژه برای رسیدن پروژه به اهداف خاص است. این اهداف بر اساس جلب رضایت‌ مشتریان، توجه و تاکید بر سه ‌عامل زمان، کیفیت و هزینه تعیین می شوند.

در نگاه اول این احتمال وجود دارد که ابزارها و رویکرد‌هایی که در مدیریت پروژه مورد استفاده قرار می گیرند،‌ منجر به هزینه اضافی و هدر رفتن زمان باشند،‌ اما می بایست توجه نمود که مدیریت‌ پروژه تنها روشی است که می‌تواند شما را از انجام و تحویل  به‌موقع پروژه مطمئن سازد.

مدیریت ‌پروژه رویکردی برای استفاده‌ بهینه و اصولی از منابع انسانی، تکنولوژی و منابع مالی در جهت اجرای درست و به موقع یک پروژه و یا کار (کاری که می بایست از همان ابتدا درست انجام‌ شو) است.

مدیریت ‌پروژه روشی موثر در مدیریت بوده که برای برخورد با ایده های جدید و ایجاد تعادل و هماهنگی با توجه به محدوده‌ پروژه استفاده می شود.

پاسخ به سوالات زیر = موفقیت در پروژه

هدف از آموزش مدیران پروژه توانمندسازی آنان در برابر مشکلات پروژه و آماده‌سازی آنها برای ورود به فضای جدید پروژه است. به صورت کلی مدیران پروژه میبایست توانایی پاسخ گویی به سوالات زیر را داشته باشند.

• چطور می‌توان اقدامات ضروری را برای اتمام موفقیت‌آمیز پروژه مشخص نمود؟
• مدت ‌زمان اجرای هر پروژه چقدر می باشد و چه هزینه‌ های مالی را به دنبال دارد؟
• برای ایجاد گروه مناسب ‌کاری جهت اجرای پروژه چه اقداماتی لازم است؟
• چگونه می توان از قابلیت افراد در انجام کار و وظایف آگاهی پیدا کرد و از اجرای این وظایف اطمینان خاطر داشت؟
• براساس چه روشی میتوان انگیزه‌ کاری را در بین اعضای یک تیم زنده ‌نگه‌ داشت؟
• چه رویکردی هایی جهت مقابله و برخورد با افزایش‌ هزینه‌ها وجود دارد؟
• آیا می توان بودجه و هزینه ها را کنترل نمود؟
• در چه ‌مواقعی و در چه جایی، پروژه ها با شکست روبرو می شوند؟
• برای مطمئن شدن از انجام به‌ موقع کارها به چه مواردی باید توجه کرد؟
• از چه راهی می توان تشخص داد که یک پروژه طبق برنامه ریزی های مرتبط پیش می رود؟

استاندارد های مدیریتی

با گسترش و نفوذ تکنولوژی در سرتاسر جهان و همچنین جهانی‌شدن پروژه‌ها و کارها، امروزه استفاده از استانداردها برای ایجاد هماهنگی میان اعضای تیم درگیر در یک پروژه و اطمینان خاطر یافتن از اجرای درست و به موقع یک امر اجتناب ناپذیر است.

استانداردها علاوه ‌بر تبیین کار و مشخص نمودن چگونگی اجرای اصولی عملیات به ‌عنوان منبعی برای اعضای تیم جهت حل و رفع اختلافات مطرح می شوند و همچنین برای جلوگیری از اشتباهات رایج مدیریتی از این استاندارد ها استفاده می کنند.

یکی دیگر از مزایای استانداردها در جامع و کامل ‌بودن آنهاست. با توجه به این نکته که شرکت‌ها در حال جهانی شدن هستند، شایسته است که مدیران پروژه با استانداردهای این مسئولیت یعنی مدیریت‌ پروژه آشناییت بیشتری داشته باشند. استفاده از استاندارد های مدیریتی می‌تواند در اجرای برنامه‌های پروژه کمک بسیار شایانی به مدیران پروژه کند.
موسسات و کشورهای مختلف ضرورت وجود این امر را حس کردند و اقدام به ایجاد و تدوین استانداردهای منحصر به فرد خود در زمینه‌ مدیریت ‌پروژه نموده‌اند.

در این ‌میان چهار استاندارد از اهمیت و مقبولیت بیشتری برخوردار است.

• Project Management Body Of Knowledge (PMBOK)

احتمالا تا به حال با این عبارت برخورد کرده اید. این عبارت مشهور در انجمن مدیریت ‌پروژه‌ آمریکا (PMI) تدوین گشته است و کاربرد آن بسیار رایج و مرسوم است.

بعد ‌از تالیف PMBOK ، موسسه‌ ملی استاندارد آمریکا نیز آن ‌را تصویب و تایید نمود و به‌ عنوان استاندارد ملی آمریکا در زمینه‌ مدیریت‌ پروژه ثبت شده ‌است.

براساس این استاندارد دانش مدیریت پروژه شامل نه ‌بخش ‌است. البته تفاوت‌های بسیار کمی میان دو نسخه‌ی  PMI و PMBOK ‌وجود دارد. به طور مثال  PMBOK نگاهی نظری و تئوری دارد و ANSI نگاهی عملی و اجرایی‌تر دارد. PMBOK هم نظیر سایر استانداردها، هر ساله توسط هیات منتخبی از PMI‌ مورد بازبینی قرار می گیرند و در صورت لزوم به تغییر، اصلاحات جدیدی از آن به ‌اطلاع اعضا PMI رسانده میشود تا اقدامات لازم صورت بگیرد.

• British Standard –  BS6079

این استاندارد توسط یک شرکت انگلیسی British Standard تهیه و تایید گشته است. این استاندارد توسط دولت و صنعت انگلستان مورد قبول واقع شده است. براساس این استاندارد مدیریت پروژه به چهار قسمت تقسیم شده است.

•  Association For Project Management(APM)

این استاندارد توسط مرکز مطالعات مدیریت پروژه انگلستان (UMIST) و زیر نظر یکی از پروفسوران مطرح تالیف و گردآوری شده است. این استاندارد شامل هفت بخش است که در این هفت بخش چهل مفهوم کلیدی در زمینه مدیریت پروژه شرح داده شده است.

•  Japanese Project Management Forum(JPMF)

این استاندارد توسط انجمن پیشرفت مهندسی ژاپن (ENAA) تدوین گشته است. بر خلاف سایر استانداردها بدین شکل است که چگونه مدیریت پروژه می‌تواند عامل بروز خلاقیت و ایجاد ارزش های منحصر به فرد شود. همچنین این استاندارد، مدیریت پروژه را به چهار بخش تقسیم نموده است.

استانداردهای دیگری نیز تدوین شده است نظیر استاندارد ISO 1006 البته اینها عمومیت و کاربرد زیادی ندارند و همچنین از مقبولیت عام هم برخوردار نیستند.

برای انتخاب استاندارد موردنظر می بایست به مواردی همچون نوع پروژه، محیط اجرا، نظر مشتریان، مخاطبان، حامیان و ناظران پروژه توجه کرد و با مدیران ارشدی که تجارب بیشتری در این زمینه دارند مشورت‌ نمود.

وظایف مدیر پروژه

در این بخش نگاهی به مهمترین وظایف مدیر پروژه می اندازیم:

• مدیر همواره می بایست بررسی نماید که در حال حاضر پروژه در چه وضعیت و شرایطی قرار دارد.
• مدیر می بایست مشخص نماید که آیا وضعیتی که در حال حاضر وجود دارد با برنامه تطابق دارد یا خیر.
• اگر پروژها نسبت به زمانبندی مشخص شده تاخیر دارند، مدیر می بایست دلایل و علت آن را مطرح کند.
• پس از شناسایی موانع باید راه‌هایی برای حل آن‌ پیدا کند تا پروژه در زمان مناسب به پایان برسد.
• یافتن فرصت‌ها و روش هایی برای افزایش کیفیت و بهبود سرعت انجام کار از دیگر مسئولیت های مدیر پروژه می باشد.
• مدیر پروژه می بایست از همان ابتدا پروژه اعضای تیم را با پروژه هماهنگ کند.
• مدیر پروژه باید اطلاعات کامل درباره روند انجام کارها را به سایر مدیران ارائه دهد.
• این احتمال وجود دارد که کمبودی در پروژه و منابع آن وجود داشته باشد، مدیر پروژه می بایست این منابع را تأمین نماید یا دستور فراهم نمودن آن‌ها را صادر کند.

در این لیستی که به شما ارائه دادیم به صورت کلی وظایف مدیر پروژه را مطرح کردیم. ممکن است  یک مدیر در هر پروژه وظایف منحصر به فردی داشته باشد. بر همین اساس چنین فردی می بایست توانایی مدیریت در شرایط مختلف را داشته باشد.

استفاده از نرم افزار های مدیریت پروژه

امروزه برای مدیریت بهتر پروژه، نرم افزار مدیریت پروژه قدرتمندی مثل مانامنت وجود دارد که به مدیران و رهبران یک پروژه کمک می کنند تا کارها و وظایف خود را در همان زمان‌ مشخص شده و با بالاترین کیفیت به اتمام برسانند.

صرفا کافیست که به این نرم‌افزارها داده‌هایی که مدنظر دارید نظیر زمان شروع و اتمام وظایف، تقسیم وظایف، میزان اهمیت کارها مدارک مورد نیاز، زمان تحویل پروژه، معرفی نوع پروژه، شیوه انجام کار، واردکردن اعضای تیم و تعیین وظایف افراد را وارد کرده و سپس براساس اطلاعات وارد شده کارها را پیش ببرید.

مدیر پروژه موفق = نهاد موفق

مدیریت پروژه یکی از مهم ترین، چالش‌برانگیزترین و حساس ترین بخش‌های یک کسب‌وکار می باشد. تحقیقات نشان  داده، حدود 95% سازمان‌ها این اعتقاد را دارند که استخدام مدیر پروژه باتجربه برای موفقیت و بهبود عملکرد کسب‌وکار بسیار ضروری است.

هنگامی که مدیران پروژه در یک شرکت و یا سازمان مهارت‌ها و توانایی های مورد نیاز را داشته باشند و بتوانند پروژه‌ها را به خوبی مدیریت و کنترل نمایند، کاملا بدیهی است که آن سازمان و شرکت نیز موفق خواهد بود.

هر پروژه بخشی از کارنامه و رزومه  سازمان شما می باشد. بنابراین اگر مدیر پروژه‌ای آن را با مقرون به صرفه ترین هزینه، بالاترین کیفیت و در کوتاه‌ترین زمان ممکن به پایان برساند، سابقه درخشانی در کارنامه خود و سازمان شما ایجاد می کند. در نتیجه حجم عظیمی از پروژه‌های جدید به سمت سازمان شما سرازیر می‌شوند.

یک مدیر پروژه می بایست بین پروژه‌ها و منابع انسانی سازمان توازن و تعادل مناسبی ایجاد نماید. پس این مسئله بسیار مهم است که هر سازمان برای موفقیت خود می بایست بهترین مدیران را جذب و برای آموزش‌ آن‌ها سرمایه گذاری کند.

اگر تجربه‌ای در مدیریت پروژه یا سپردن پروژه‌ها به مدیران دارید و یا نکته ای در این زمینه می دانید، از طریق بخش کامنت ها با ما درمیان بگذارید.