نرم افزار دورکاری

ابزار مورد نیاز برای دورکاری

بیش از یک دهه است که دورکاری به یکی از شیوه های کاری مطلوب تبدیل شده است. از سال 1383 تا به امروز دورکاری یک روند افزایشی را طی کرده است به صورتی که امروزه با رشد 140% آن روبرو هستیم.

با شروع کرونا نیز شرکت های زیادی در سرتاسر جهان از کارکنان خود خواستند در خانه و به صورت دورکار به انجام وظایف و مسئولیتشان بپردازند.

پس از گذشت دوسال از شروع اپیدمی ویروس کرونا و ادامه داشتن آن تاکنون، لزوم انجام مسئولیت های شغلی ‌بصورت دورکاری بسیار حائز اهمیت است که در چنین شرایطی بتوانید همچنان ثمربخش و با بازدهی قبل مانند گذشته باقی بمانید و سلامت خود را به‌طور مؤثری مدیریت و حفظ نمایید.

بر این اساس مدیران، با چالش‌های مدیریتی و اشتباهات رایج مدیریتی در دورکاری روبه‌رو شدند. ما برای کمک به شما در این زمینه و استفاده از نرم افزار دورکاری و رفع مشکلات موجود، نکات مهمی را آماده نموده ایم که می‌توانید برای افزایش بهره وری در زمان دورکاری خود از آنها استفاده نمایید.

هنگامی که کارمندان مجبور به دورکاری می شوند، مدیران می بایست این مسئله را درک کنند که احتمال دارد افراد در زمان دورکاری دچار کاهش بازدهی شده یا به عبارت دیگر بهره وری آن ها نسبت به زمان حضوری بودنشان کاهش پیدا کند .

یکی از وظایف مدیران این است که قبل از دورکاری آموزش های لازم را به کارکنان خود بدهند و با توجه به شرایط پیش آمده کارمندان خود را درک کنند.

علاوه بر آموزش ها می بایست بستری را فراهم کنند که کارمندان از روند کاری، وظایف و مسئولیت ها و رویداد های کاری آگاه باشند.

امروزه در دهکده جهانی نیاز به پلت فرم های تحت وب و اینترنتی برای دورکاری و مسائل مربوط به آن بسیار پررنگ تر شده است. تا جایی که میتوان گفت حیات انسان امروزی به اینترنت گره خورده است.

دورکاری با بازدهی بالاتر

این نکته را متوجه شدیم که تغییرات شرایط کاری نیازمند آموزش، ابزارها و زیرساخت های لازم نیز می باشد تا کارمندان و مدیران بتوانند بازده خوبی از دورکاری بدست بیاورند.

نرم افزارها و متد های زیادی مثل اسکرام و Extreme Programming برای اجرای روش های دورکاری وجود دارد که می توان با استفاده از آنها امور مربوطه و پروژه های کاری را از راه دور مدیریت، نظارت و اجرا نمود.

جهت انجام دورکاری نیازمند چند نوع ابزار مهم و کلیدی برای رفع چالش های مرتبط با آن هستیم:

• نرم افزار های پیام رسان و رفع چالش بین اعضای تیم

کاملا مشخص است که گردآوری همه افراد یک تیم در یک اتاق بسیار راحت تر از گرد هم آوردن آنها در یک فضای مجازی می باشد. بخصوص در زمان هایی که شما می‌خواهید وظایفی را مشخص، پروژه‌ای را شروع یا تلاش برای درک احساسات تیم خود بکنید.

بنابراین می توان گفت یکی از بزرگ‌ترین چالش‌های تیم های دورکار در قدم اول، جمع کردن همه افراد می باشد، به ویژه برای آن دسته از مجموعه‌هایی که کارکنانشان در مکان های مختلف جهان زندگی می‌کنند. هماهنگ کردن جلسات برای آنها بسیار دشوارتر است چرا که ساعات روز و شب محل زندگی آن‌ها متفاوت است.

ابزارهای فراوانی با نام های نرم افزار دورکاری برای ارتباط برقرار کردن وجود دارد. اکثر اوقات تیم‌ها از طریق social media مانند تلگرام یا واتس‌اپ با هم گفت‌وگو می‌کنند و فایل‌ها و اسناد را از طریق ایمیل جابه‌جا می‌کنند.

• فضاهای مجازی برای اشتراک گذاری اطلاعات و رفع چالش دسترسی اطلاعات

از پیامد های دورکاری کاهش ارتباط بین اعضای تیم است. هر یک از اعضا می بایست زمان بیشتری برای جمع آوری اطلاعات صرف کنند. همچنین اطلاع رسانی های کلی ممکن است منجر به اشتباه در فهمیدن و درک موضوعات شود و مشکلات جدی ایجاد کند. حتی مواقعی ممکن است افراد بدون آگاهی از روش ها و اهداف جدید به مسیر های قبلی خود ادامه دهند.

برای رفع این مشکلات باید ابهامات مرتبط با تعاملات از طریق افزایش گفتگو ها را به بیشترین حد خود برسانید.

همچنین میتوانید برای هماهنگی و ارتباط کاری همه کارکنان از یک نرم افزار دورکاری استفاده نمایند و همچنین گروه هایی شامل همه اعضای تیم تشکیل دهید.

• نرم افزار های کنترل از راه دور و رفع چالش مدیریت وظایف و پروژه ها

مدیریت همزمان چند پروژه با اعضای مختلف کار دشواری است، علاوه بر این درک وضعیت همه افراد در پروژه‌ها به یک وظیفه زمان بر تبدیل شده است.

هنگامی که تیم شما دچار بی‌انگیزگی می‌شود، کارها و روند پروژه با سرعت کمتری انجام می‌شود و در نتیجه منجر به عدم رضایت مشتریان خواهد شد. این موضوع قطعا آخرین چیزی هست که شما می‌خواهید!

ممکن است اعضای تیم شما نتوانند وظایف خود را به اتمام برسانند، در این شرایط می بایست در کار وقفه ای ایجاد نمایید و همه وظایفی را که به افراد واگذار کرده‌اید، مجدد مورد بررسی قرار دهید.

برای رفع این مسئله از یک ابزار مدیریت تیم و پروژه استفاده نمایید؛ ابزاری که به شما امکان سپردن وظایف، تقسیم کارها و پروژه‌ها به قسمت های کوچکتر، تعیین اولویت‌ها، بدست آوردن دید کلی از پروژه و کارهای انجام‌شده می‌دهد.

به اعضای تیم خود ابزارهایی برای مدیریت حجم کاری و شناخت دقیق موارد مورد نیاز برای تکمیل پروژه بدهید.

بنابراین ضرورت استفاده از نرم افزار دورکاری را متوجه شدید. اکنون نوبت به معرفی یکی از کارآمدترین و مناسب ترین نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین رسیده است.

نرم افزار دورکاری مانامنت

مانامنت بهترین سرویس ابری برای نظم دهی به کارها، مدیریت و اجرای فعالیت های مختلف در کارهای تیمی و سازمانی است .با استفاده از این نرم افزار دیگر نیازی به سایر پلتفرم ها برای تعامل، برنامه ریزی امور مربوطه، تخمین زمان لازم برای پروژه ها و… ندارید.

چرا که مانامنت یک ابزار همکار تیمی، ابزاری برای برنامه ریزی و تقسیم وظایف و هم سیستمی برای گزارش گیری دقیق می باشد.

شما می‌توانید، از مدل های موجود برای اضافه نمودن سریع کارها و مسئولیت های جدید استفاده نمایید. علاوه بر این نیز شما می توانید لیستی از کارهای خود و سایر اعضای تیم تهیه نمایید و پروژه‌ها را طراحی و شروع نمایید همچنین در طول پروژه و در صورت نیاز می توانید وظایف را به صورت مشترک تعریف کنید.

مانامنت می‌تواند کارهای بزرگ را تبدیل به‌ پروژه‌های کوچک چند منظوره کند. در این ابزار اعضای تیم می‌توانند در مورد وظایف خود اظهار نظر  کنند.

کارمندان می توانند از بروزرسانی ها و تغییرات هر پروژه در سریع ترین زمان مطلع شوند این اطلاع رسانی هم از طریق ایمیل و هم از طریق پیامک انجام می شود. با وجود این انسجام تا انتهای پروژه هیچ ناهماهنگی اتفاق نخواهد افتاد.

با استفاده از این ابزار مدیران می‌توانند وضعیت هر پروژه را در کسری از ثانیه و کاملا راحت و آسان به‌‌روزرسانی نمایند.